Terdapat seorang staf baru yang diterima dan masuk per tanggal 12 bulan ini. Dia bekerja seperti karyawan yang lainnya, masuk pagi pulang sore begitu seterusnya hingga akhir bulan. Singkat cerita di hari pembayaran gaji yaitu di tanggal 1, dalam benaknya, dia berpikir akan menerima sebagian upah dari pekerjaan di sisa bulan ini, sesuai dengan jumlah hari dia bekerja. Namun ketika tiba saat penggajian dan melihat isi slip gaji, upah yang dia terima tidak sesuai dengan ekspektasinya. Nominal yang dia terima jauh lebih sedikit dari nominal yang seharusnya dia dapat berdasarkan penghitungan jumlah harinya. Sehingga dia merasa keberatan, dan melayangkan protes ke bagian terkait, untuk memastikan kebenarannya. Dia complain dan merasa tidak terima, karena menganggap perusahaan tidak fair. Apa apa ini?

Ketika pihak HR selaku bagian yang terkait, mengatakan perhitungan atas gaji staf baru tersebut sesuai, dan tidak ada kurang tidak ada lebih. HRD tersebut mengatakan bahwa staf baru ini mungkin belum mengerti mengenai periode penggajian yang berlaku di perusahaan tersebut. Sehingga apa yang dihitung secara pribadi berbeda dengan hitungan resmi dari perusahaan. Lalu apa itu periode penggajian?

Periode penggajian merupakan suatu jangka atau durasi tertentu yang biasanya satu bulan, sebagai patokan lama seseorang dalam bekerja. Periode penggajian yang selama ini dikenal oleh masyarakat pada umumnya adalah dari awal bulan tanggal 1 hingga akhir bulan tanggal 30. Sehingga bagi mereka yang bekerja semisal masuk di pertengahan bulan, bisa menghitung dan memprediksi secara pribadi berapa besaran upah yang akan dia terima di akhir bulan nanti, berdasarkan jumlah hari dia bekerja, seperti pada contoh di atas.

Sejauh memang cut off yang berlaku adalah 1 sampai 30, atau biasa ditulis cut off 1/30. tentu bukan masalah. Namun bagaimana bila cut off-nya bukan di tanggal tersebut? Perlu diketahui cut off merupakan akhir dan awal di suatu periode penggajian. Bila cut off di tanggal 1 dan 30 maka, bisa didefinisikan periode penggajian dimulai dari tanggal 1 dan berakhir di tanggal 30 tiap bulannya.

Begitupun ketika tanggal cut off ditentukan di tanggal selain di tanggal 1 dan 30, semisal di tanggal 21 dan 20. Jadi bisa diartikan bahwa periode penggajian tersebut dimulai dari tanggal 21 dan berakhir tanggl 20 di bulan berikutnya.

Ini akan sedikit menjelaskan mengenai contoh cerita di atas, kenapa upah yang diterima staf baru tersebut tidak sesuai dengan prediksi penghitungan yang dilakukan staf baru tersebut. Staf baru tersebut mengira bahwa dia sudah masuk bekerja selama 18 hari, dan bisa menerima upah sesuai dengan harapannya dan itu ternyata salah.

Setelah dikonfirmasi periode penggajian di tempatnya bekerja semisal pada tanggal 21 dan 20 dibayarkan di tanggal 1. Sehingga dalam penghitungannya staf baru tersebut hanya masuk sekitar 8 hari kerja yakni dari tanggal 12 – 20. Lalu untuk tanggal 20 hingga seterusnya dihitung untuk di bulan berikutnya.

Di samping itu pula penting untuk diingat, bahwa dalam masa satu bulan tidak mungkin dihitung (bila bekerja tanpa libur) bulat 30 hari dalam mengetahui besaran upah perhari, karena dikurangi hari libur sabtu dan minggu. Bila seorang karyawan yang masuk satu bulan penuh, maka dia berhak upah penuh atas gaji yang telah disepakati. Namun bagaimana ketika semisal dia ijin 2 hari untuk tidak masuk kerja?

Bila ijin tersebut bukan merupakan cuti, dan bukan ijin khusus yang tetap dibayar, maka ketentuan yang dipakai adalah no work no pay. Sehingga pihak HRD harus menghitung besaran upah per harinya untuk kemudian dipakai untuk menghitung jumlah hari kerja karyawan yang bersangkutan.

Terdapat perusahaan-perusahaan yang memberlakukan upah satu bulan dibagi 22 hari si setiap bulannya untuk mendapatkan nilai upah per hari. Alasan 22 hari adalah dalam satu tahun terdapat 52 minggu, atau 260 hari kerja, dan 260 hari dibagi 12 bulan, hasilnya adalah 21,6 hari dan dibulatkan menjadi 22. Dengan kata lain, semua bulan dihitung rata baik yang yang satu bulan 4 minggu atau bahkan 5 minggu.

Namun, ada pula yang sesuai dengan jumlah hari kerja aktif dalam satu bulan. Sehingga pembaginya bukan hanya 22, namun juga bisa 23 atau 25. Masing-masing kebijakan tentu memiliki keuntungan masing-masing bagi karyawan.

Penjelasan ini juga akan membantu pemecahan kasus di atas, kenapa si staf baru ini mendapatkan upah yang menurutnya tidak sesuai dengan harapannya. Alangkah lebih bijak bila dia datang dengan baik-baik ke bagian HRD dan bertanya serta belajar mengenai penggajian daripada protes dan complain. Setuju?

Untuk mendapatkan perhitungan upah yang akurat, ditentukan dibutuhkan data-data pendukung yang berhubungan dengan absensi. Data absensi dapat diolah melalui software absensi karyawan.