Analisa jabatan merupakan suatu rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi selengkap dan sedetail mungkin mengeni suatu jabatan dalam suatu instansi tertentu. Analisa jabatan menguraikan mengenai nama dan jenis, jabatanm tangung jawab dan peran jabatan serta kualifikasi orang yang direkomendasikan untuk mengisi posisi tersebut.
Analisa jabatan mempelajari fakta-fakta yang berhubungan dengan jabatan yang akan dianalisis secara secara sistematis, meliputi
- Apa saja yang dilakukan karyawan/pekerja pada jabatan tersebut,
- Apa saja yan merupakan kewenangan serta tanggung jawabnya
- Sebab jabatan itu ada (mengapa jabatan itu diperlukan/dibutuhkan)
- Bagaimana menjalankan jabatan tersebut
- Apa saja instrumen yang dibututhkan untuk menunjang pekerja/karyawan untuk melaksanakan jabatan
- Apa saja keterampilan yang dibutuhkan untuk menempati jabatan tersebut
- Latar belakang dan durasi pendidikan atau pelatihan yang dibutuhkan serta pengalaman yang bagaimana yang harus dimiliki
- Kompensasi yang sesuai dan pantas untuk karyawan/pekerja yang menduduki jabatan tersebut
Untuk mendalami dan menelusuri aspek-aspek jabatan tersebut, dapat mencari informasi atau data melalui berbagai cara yaitu karyawan/pekerja yang pernah menduduki jabatan terkati, orang yang tengah menjalankan tugas tersebut, atasan atau posisi dari jabatan tersebut, catatan-catatan yang menerangkan mengenai abatan, mengingat sumber data yang kompleks, maka dalam praktiknya seringnya para HRD memanfaatkan instrumen angket, observasi dan wawancara sekaligus, untuk mendapatkan data yang komprehensif.
Dalam melakukan analisa jabatan, HRD akan membaginya dalam dua domain besar, yaitu uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. Uraian jabatan atau sering disebut job description adalah suatu deskripsi yang disusun secara terstruktur dan sistematis, yang menguraikan mengenai tugas dan tanggung jawab mengenai jabatan tertentu yang disusun berdasarkan data dan fakta yang diperoleh.
Urgensitas kenapa uraian jabatan harus disusun sedemikian rupa adalah untuk menghindari multitafsir akan tugas suatu jabatan, untuk meminimalisir dan mencegah pekerjaan yang rangkap, dan mempertegas mengenai batas wewenang dan tanggung jawab pada suatu jabatan.
Sehingga dengan uraian jabatan yang jelas, tidak ada lagi kasus ketika seorang karyawan yang menduduki jabatan A melakukan intervensi pada jabatan B atau sebaliknya dalam pelaksanaannya. Dengan demikian efektifitas dan efisiensi pekerjaan dapat dioptimalkan.
Kemudian yang kedua mengenai spesifikasi jabatan, merupakan persyaratan minimal yang harus dipenuhi dan dikuasai oleh seorang kandidat bila akan menduduki jabatan tertentu. Tujuan dari penentuan standar minimal ini adalah ketika seseorang yang menduduki jabatan tersebut tidak kewalahan dalam menjalankan tugas dan peran yang merupakan kewajibanya. Penentuan spesifikasi jabatan ini mengacu pada hasil uraian jabatan, sehingga memang harus cermat dalam menentukannya.
Para HRD secara umum akan memasukkan persyaratan-persyaratan dalam spesifikasi jabatan seperti persyaratan mengenai pendidikan beserta jurusan yang dibutuhkan, pelatihan dan pengalaman yang dbutuhkan, termasuk juga pengetahuan keterampilan. Persyaratan fisik dan psikis serta usia dan jenis kelamin.
Contoh, untuk posisi canvaser, dengan tugas pokok adalah memasarkan produk dengan terjun langsung dan bertatap muka dengan konsumen, dan intensitas pekerjaan di lapangan akan lebih dominan daripada di kantor. Maka untuk jabatan canvasser, kurang lebih spesifikasi jabatannya secara umum adalah laki-laki yang cenderung masih muda (kisaran usia antara 20 hingga 27 tahun), pendidikan minimal SMA, karena memang untuk pekerjaa ini tidak membutuhkan gelar akademik secara khusus. Pertimbangan mengenai usia muda karena, energi yang dikeluarkan bisa dibilang cukup besar, karena selalu bermobilisasi setiap harinya. Sehingga dengan mensyaratkan usia dengan rentan tersebut, diharpakan bisa lebih optimal daripada dengan usia yang lebih tua.
Persyaratan selanjutnya yakni berpengalaman dalam dunia pemasaran. Bila pun seorang pemula juga diperbolehkan, maka akan dicantumkan mempunyai minat dalam bidang marketing dan target oriented. Sehingga dengan begitu para pelamar atau kandidat mempunyai bayangan dan siap secara mental mengenai jabatan canvasser. Selanjutnya akan diutamakan bagi kandidat yang memiliki kendaraan bermotor atau yang sudah mempunyai SIM (A atau C) karena tipikal pekerjaan canvasser yang menuntut mobilitas yang tinggi setiap harinya.
Dari contoh singkat di atas dapat diketahui pentingnya suatu analisis jabatan agar bisa mendapatkan suatu gambaran jabatan yang detail dan terarah. Sehingga ketika akan sangat membantu dalam menentukan standar kualifikasi untuk keperluan rekrutemen dan seleksi.